Om de zorgverlening van onze thuiszorgmedewerkers te ondersteunen koos Marente dit jaar voor Ons® van Nedap. Al snel lag er een plan klaar voor de implementatie van het nieuwe ECD. Toen kwam de coronacrisis. In plaats van het traject uit te stellen, besloot Marente om online door te gaan met de stuurgroep, projectgroepen en trainingen. We gaan in gesprek met ICT-collega's Jan Keijzer en Carla Wildenburg over dit project.
Digitaliseren van zorgprocessen
Een aantal jaren geleden is Marente begonnen met een digitale transformatie. De intramurale zorg werkte al met een Electronisch Cliënten Dossier (ECD), de zorgprocessen van de 600 thuiszorgmedewerkers waren nog niet helemaal gedigitaliseerd. Wij werkten bijvoorbeeld nog met papieren dossiers.
Om de thuiszorg beter te kunnen ondersteunen gingen wij op zoek naar een online applicatie die aansloot bij onze manier van werken. De thuiszorgmedewerkers zijn daarom leidend geweest bij de keuze voor het nieuwe ECD.
Onze ICT-afdeling had tijdens het keuzetraject een adviserende rol. Jan Keijzer, manager van de ICT-afdeling: “Zorg verlenen is de corebusiness van Marente, niet ICT. Beheerstaken besteden we daarom zoveel mogelijk uit aan partijen die kennis van zaken hebben en de continuïteit kunnen waarborgen. En Nedap past daar prima bij.”
Twee ECD’s naast elkaar
In de nieuwe situatie werken de intramurale en de extramurale zorg elk met een pakket van een andere leverancier. Carla Wildenburg, informatieadviseur en interne projectleider voor de implementatie van het nieuwe ECD: “Voor de ondersteunende diensten zoals financiën, zorgadministratie, P&O en ICT hebben we het aardig complex gemaakt. Maar juist omdat Ons® een product is wat beter past bij de gebruikers in de thuiszorg zal er minder ondersteuning nodig zijn. Het is nu onze taak als ICT-afdeling om leveranciers bij elkaar te brengen en ervoor te zorgen dat de integratie van verschillende applicaties soepel verloopt.”
Jan Keijzer: “Onze visie op zorg geven we vaak weer met een omgekeerde piramide. Bovenaan zetten we onze cliënten en direct daaronder zitten de zorgmedewerkers. Zij geven de cliënten goede zorg en een fijn thuis. Ons ondersteunend apparaat volgt pas daarna, omdat dit onderdeel erop is gericht om de zorgmedewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen.”
Jan Keijzer: “Onze visie op zorg geven we vaak weer met een omgekeerde piramide. Bovenaan zetten we onze cliënten en direct daaronder zitten de zorgmedewerkers. Zij geven de cliënten goede zorg en een fijn thuis. Ons ondersteunend apparaat volgt pas daarna, omdat dit onderdeel erop is gericht om de zorgmedewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen.”
Implementatie ondanks corona
De coronacrisis is voor veel organisaties een reden om lopende projecten on hold te zetten. Dat Marente doorgaat met de implementatie van hun nieuwe ECD sluit goed aan bij onze identiteit.
Jan Keizer: “Wij hebben maar weinig tijd besteed aan de discussie of we het traject moesten stilzetten. Onze kernwaarden zijn ‘samen’, ‘ondernemend’ en ‘optimistisch'. Dat is niet zomaar een papieren belofte, maar iets waar we binnen de gehele organisatie echt aan werken. En dat geldt ook voor dit project. Zelfs in deze moeilijke tijden gaan we vol optimisme samen aan de slag.”
Dit betekent echter niet dat ze onverantwoord te werk gaan. Naast het volgen van de voortgang van het virus in hun regio en wijken, maken we op alle niveaus continu de afweging of het traject veilig verloopt. Carla Wildenburg: “We hebben wekelijks overleg over de status van de implementatie met betrekking tot corona. Stel dat de wijkverpleging overbelast wordt omdat er collega’s ziek zijn geworden, dan moeten we het traject alsnog pauzeren. Maar zolang het kan, gaan we door."
Geen afwijkende inrichtingskeuzes
Het uitgangspunt is dat alle thuiszorgmedewerkers kunnen werken met de standaardversie van Ons®. Marente wil geen uitzonderingen of afwijkende inrichtingskeuzes maken en dat versoepelt de implementatie.
Jan Keijzer: “Wij willen speciaal zijn in de manier waarop wij met onze cliënten omgaan. Maar de processen daarachter zullen niet zo heel anders zijn dan bij andere instellingen. Daarom hebben we ook heel bewust gekozen voor een product dat bewezen is in de markt en dat goed en veilig werkt. Als het bij twintig of dertig andere VVT-instellingen goed werkt, waarom zou het dan bij ons niet goed werken?”.
Carla Wildenburg: “We merken tijdens de werkgroepen dat iedereen bij ons deze visie deelt. We nemen namelijk ook gelijk een procesoptimalisatie mee. De zorgadministratie verwerkte eerder bijvoorbeeld de aanmeldingen van cliënten in ons ECD. In Ons® doen de wijkverpleegkundigen dit eenvoudig zelf. Door de registratie aan de bron zal het administratieve werk verminderen en misschien veranderen in een meer controlerende functie. Zowel de wijkverpleegkundigen als de zorgadministratie zien hier de meerwaarde van in."
Carla Wildenburg: "In het nieuwe ECD doen de wijkverpleegkundigen de aanmeldingen van cliënten eenvoudig zelf. Door de registratie aan de bron zal het administratieve werk verminderen en misschien veranderen in een meer controlerende functie. Zowel de wijkverpleegkundigen als de zorgadministratie zien hier de meerwaarde van in."
Een flexibele implementatiepartner
Marente heeft naast de oriëntatie voor een nieuw ECD ook een uitgebreid traject opgezet om een passende implementatiepartner te kiezen. Deze vonden wij in Infozorg (in combinatie met M&I partners).
Jan Keijzer: “Het zorgvuldig uitkiezen van een implementatiepartner blijkt juist in deze tijden erg belangrijk. Er lag een projectplan klaar dat we samen met Infozorg hadden opgesteld. Dit bestond uit een stuurgroep, meerdere projectgroepen, werkgroepen en traditionele opleidingstrajecten. Gaandeweg hebben we het hele traject moeten omvormen om door te kunnen gaan.”
Omdat niet duidelijk was hoelang de coronamaatregelen zouden duren besloot Marente een tweesporenbeleid uit te rollen. Naast een traditioneel traject wilden we onderzoeken welke onlinemogelijkheden er waren om te gaan implementeren. In samenwerking met Infozorg werd er een online traject ontwikkeld waarin een combinatie van e-learning en live online scholing wordt gebruikt.
Carla Wildenburg: “Normaal reserveer je een zaal en komt iedereen daarnaartoe. Nu vergaderen we met maximaal 5 personen per groepje via beeldbellen. Het voordeel is dat iedereen onze e-learning-omgeving al kent. Hier kunnen medewerkers zichzelf al voorbereiden en aanmelden voor de scholing. Omdat iedereen verschillende devices gebruikt, zoals laptops en allerlei soorten tablets, moesten we wel van tevoren alles uitgebreid testen.”
Opfriscursus Omaha systeem
Begin dit jaar was Marente al op zoek gegaan naar een passende opfriscursus over het Omaha systeem voor de thuiszorgmedewerkers. Met dit systeem leg je de gezondheidstoestand, acties en metingen van een cliënt vast. Een andere leverancier heeft deze opleiding gedigitaliseerd en Ons® daarin verwerkt, zodat de medewerkers direct weten hoe ze indicaties kunnen stellen en lezen in het nieuwe ECD.
Jan Keijzer: “Het enthousiasme om met de nieuwe functionaliteiten van Ons® aan de slag te gaan is heel erg groot. Dit is een van de belangrijkste redenen waarom we tijdens de coronasituatie ook door blijven gaan met de implementatie.”
ECD-coaches
Carla Wildenburg: “Voor de implementatie worden 20 interne ‘ECD Plus-coaches’ vanuit de ondersteunende diensten geschoold om de wijkteams te begeleiden. Tijdens de overstap hebben we een verdeling gemaakt zodat elke ECD coach ongeveer 25 medewerkers ondersteunt bij vragen. Dit kan per telefoon of via beeldbellen. Daarnaast hebben we na de implementatie ECD-coaches in de wijkteams die het aanspreekpunt vormen binnen het wijkteam.”
Carla Wildenburg: “Voor de implementatie worden 20 interne ‘ECD Plus-coaches’ vanuit de ondersteunende diensten geschoold om de wijkteams te begeleiden."
De toekomst van Marente
Het online (thuis)werken heeft hoogstwaarschijnlijk een blijvende invloed op de werkwijze van Marente. Jan Keijzer: “Vanuit huis werken gaat goed, maar je mist wel de sociale interactie. Een deel daarvan kun je gelukkig met beeldbellen oplossen. Ik denk dat dit ook in de toekomst niet meer weg te denken is in onze bedrijfsvoering. We moeten op de lange termijn naar een gezonde mix van verschillende manieren van overleg en contact.”
Vanaf 25 mei voeren de wijkverpleegkundigen, verpleegkundigen in de wijk en verzorgenden IG hun dossiers in bij Ons®. Op 1 juli gaan alle wijkteams tegelijk over op het nieuwe ECD. De medewerkers van Marente zijn positief over hoe het implementatietraject verloopt, maar ook realistisch. Jan Keijzer: “De komende tijd zullen we ongetwijfeld nog uitdagingen tegenkomen. Maar we proberen die te tackelen en op te lossen, zodat het nieuwe systeem op een verantwoorde manier in productie genomen kan worden.”
